La réforme du code de la commande publique de 2016 a fixé au 1er octobre 2018 au plus tard, la dématérialisation obligatoire des procédures de passation des marchés publics et l’ouverture de leurs données essentielles pour l’ensemble des acheteurs publics.
C’est dans cette optique que le plan de transformation numérique de la commande publique a été adopté en décembre 2017 afin d’accélérer cette dématérialisation des marchés publics.
Ce plan s’articule autour de 5 objectifs majeurs échelonnés sur 5 ans (échéance 2017-2022) :
- la gouvernance lisible et l’accompagnement des acteurs de la commande publique,
- la simplification des usages et la diminution de la charge administrative grâce au numérique,
- le développement des interactions, les échanges et le traitement d’information tout au long de la vie du contrat,
- le renforcement de la transparence de la commande publique,
- l’archivage électronique cohérent, sûr et accessible des marchés publics.
Bien au-delà du simple processus de dématérialisation de la commande publique qui élimine tout papier, les bénéfices de ce plan pour les acheteurs sont con-si-dé-ra-bles !
Avec des outils technologiques professionnels performants, éprouvés et sécurisés, les performances achats décollent et le métier d’acheteur se professionnalise !
Décryptage de cette tendance pensée pour faire de la commande publique un levier de productivité.
Profil Acheteur : Tout commence en ligne
Depuis le 1er octobre 2018, tous les acheteurs utilisent un Profil d’Acheteur, appelé aussi plateforme de dématérialisation, pour publier les documents de la consultation pour les marchés publics dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 40 000€ HT.
Le Profil d’Acheteur permet d’effectuer en ligne l’ensemble des actions relevant des procédures de passation des marchés publics : déposer des avis de publicité, publier les consultations, réceptionner les candidatures, échanger avec les opérateurs économiques, publier des informations sur les marchés attribués. Il garantit la sécurité et l’intégralité des échanges par horodatage avec une traçabilité totale.
L’objectif majeur de cette digitalisation est de permettre aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et aussi de réceptionner les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires. Mais elle apporte de nombreux autres avantages aux acheteurs.
La dématérialisation des process d’achat publics : les vecteurs de performances.
Allègement de toutes vos démarches administratives : Finie la multitude de pièces à remplir, et à transmettre par voie postale ou en main propre aux acheteurs publics. La procédure de lancement des marchés publics est entièrement dématérialisée !
Optimisation du sourcing : En simplifiant l’accès à vos commandes publiques pour les TPE-PME, vous augmentez la visibilité de vos offres et avez plus de chance de trouver le fournisseur idéal !
Simplification de la réception des offres sur le profil d’acheteur : Les offres des soumissionnaires sont horodatées, stockées dans un espace sécurisé permettant l’envoi d’un accusé de réception aux candidats pour assurer la transparence de la procédure.
Précision des besoins et négociation des offres : Grâce à des salles d’échanges sécurisées, les échanges d’informations et communications entre l’acheteur et les opérateurs économiques lors de la procédure de passation des marchés publics sont réalisés par voie électronique conformément aux dispositions de l’article R.2132-7 du Code de la commande publique.
Ces échanges d’informations et communications entre l’acheteur et les opérateurs économiques permettent de définir avec précision les besoins de l’acheteur et de négocier avec les opérateurs économiques selon la procédure le prix et les délais d’exécution des prestations.
Réception des candidatures sous forme de document unique de marché européen (DUME) : Déclaration sur l’honneur harmonisée à l’échelle européenne et élaborée sur la base d’un formulaire type établi par la commission européenne permettant de candidater à un marché public, le DUME permet de simplifier et alléger les candidatures pour les opérateurs économiques et donc d’optimiser la réception pour les acheteurs !
Recours au benchmark pour augmenter votre performance sur les nouveaux marchés : Reposez-vous sur le réseau des profils d’acheteurs et sur leur expérience éprouvée sur un nouveau secteur d’activité. Méthode, stratégie, pratique, prix : un éclairage précieux !
Intégrité des pièces contractuelles avec la signature électronique : Elle évite la rupture de la chaîne de dématérialisation, la falsification de signature et permet de maintenir le caractère original des pièces contractuelles signées par les cocontractants.
Par ailleurs, le référentiel national relatif à l’archivage intitulé cycle de vie des documents issu de la commande publique a été publié le 19 janvier 2020, il contient des préconisations de sélection et de conservation des documents et des données de la commande publique, en prenant en compte les récentes évolutions réglementaires et contextuelles.
De plus, l’arrêté du 28 juillet 2020 fixant le modèle de certificat de cessibilité pour la cession des créances issues des marchés publics est entré en vigueur le 1er octobre 2020. Il a pour objectif de dématérialiser le processus de demande de certificat de cessibilité pour faciliter les échanges avec l’acheteur, le titulaire, le cessionnaire et le comptable assignataire.
La crise sanitaire liée à la pandémie de covid-19 n’a pas entravé le processus de dématérialisation des marchés publics en cours bien au contraire, elle a favorisé avec l’instauration du télétravail, le recours aux outils digitaux dans les procédures de passation des marchés publics !
Les prochaines étapes du processus de dématérialisation de la commande publique sont la création d’un cadre d’interopérabilité des outils utilisés dans la commande publique et le recensement des contrats de la commande publique grâce aux données essentielles afin de libérer les acheteurs de leur obligation liée au recensement.