Comment pouvons-nous être sûr que les besoins de notre marché soient bien compris par les candidats ? Pouvons-nous améliorer une offre techniquement et financièrement ? Prévenir les aléas ? Pour cela, il faudrait négocier les offres avec les candidats. Heureusement, certaines procédures de marché autorisent cette négociation telles que la procédure adaptée et la procédure concurrentielle avec négociation. Elle doit permettre d’obtenir la meilleure adéquation possible entre l’offre et les besoins exprimés. La négociation doit s’apprécier au regard des enjeux, du contexte et de la nature des achats.
La finalité de la négociation consiste à réaliser l’achat au meilleur rapport qualité prix possible. Elle doit être conduite dans une approche gagnant-gagnant avec pour objectif d’améliorer et de préserver des relations commerciales constructives sur le long terme.
La négociation permet de réaliser l’achat au meilleur rapport qualité-prix que le marché peut offrir
Tous les éléments constitutifs de l’offre et de la demande sont négociables. La négociation peut porter sur le prix mais aussi sur la quantité, la qualité, les délais d’exécution ou encore les garanties de bonne exécution du marché.
La négociation doit se faire toujours en équipe et ne peut être confiée à une personne seule. Dès lors, il ne doit pas y avoir de contradictions ou de désaccords entre les membres de l’équipe. Chaque personne doit connaître son rôle avant le début de la négociation. Idéalement, une équipe de négociation comporte 4 personnes : le leader qui est généralement l’acheteur, le bienveillant représenté par un expert, l’intraitable représenté par le prescripteur, et l’observateur par le juriste.
L’acheteur public peut négocier tous les éléments de l’offre et de la demande
La négociation doit avant tout respecter certaines règles. L’acheteur doit négocier avec chaque candidat de manière autonome. Il doit ainsi maintenir une information identique entre les candidats pour n’avantager aucun d’entre eux.
Il ne peut donc pas révéler de secrets commerciaux ou de savoir-faire particuliers des autres candidats, ni indiquer le positionnement des concurrents pour éviter les alignements.
Pour réussir une négociation, il faut une bonne stratégie. L’acheteur doit donc bien connaître le marché et les candidats. Il peut par exemple consulter le site internet des candidats pour cibler ses interlocuteurs et récolter des informations sur leur pouvoir de marché.
Pour réussir une négociation, il faut une bonne stratégie. L’acheteur doit donc bien connaître le marché et les candidats. Il peut par exemple consulter le site internet des candidats pour cibler ses interlocuteurs et récolter des informations sur leur position sur le marché. Cela lui permettra de savoir s’il est en position de force pour orienter ses négociations.
L’acheteur maintient un niveau d’information identique entre les candidats et ne révèle pas leur positionnement
A l’issue de chaque négociation, l’acheteur rédige un procès-verbal de négociation et synthétise les différentes propositions de l’entreprise. Il faut pouvoir distinguer les avancées consenties par l’entreprise par rapport à son offre initiale. Soit, le candidat est invité à confirmer par écrit les évolutions de son offre initiale par la remise d’une offre complémentaire, soit il est invité à annoter le procès-verbal et à le signer.