Imaginons que vous soyez à la recherche d’un prestataire pour assurer le nettoyage des locaux de votre organisme. Cette recherche doit passer par un marché public et ce secteur d’activité est nouveau pour vous. Par où commencer pour lancer ce nouveau marché… ? Devez-vous partir de zéro ? Certainement pas ! Reposez-vous sur les fournisseurs et vos alter egos. Ils ont déjà toutes les informations qu’il vous faut….
Répondre à un nouveau besoin d’achat dans un marché public est plus efficace si notre besoin est, en amont, identifié, compris, analysé et enfin comparé. Ce sont les conditions indispensables de la réussite de notre futur projet.
Un achat réussi nécessite d’identifier le besoin, de le comprendre, de l’analyser et de comparer les solutions
Pour identifier un besoin, le comprendre et l’analyser, il est plus simple de s’appuyer sur des informations utiles. Pour les recueillir, un sourçage est indispensable. Pour cela, nous devons rencontrer et interroger les prestataires du secteur concerné :
- Quelles sont les différentes ressources existantes sur le marché ?
- Quelles sont les solutions les plus adaptées à notre besoin ?
- Nos exigences sont-elles réalistes ?
- Le secteur est-il concurrentiel ?
- Quels sont les principaux acteurs ?
Les réponses à ces questions nous aident aussi à choisir la procédure d’achat applicable, à préparer nos critères de sélection des candidatures et des offres. Elles sont également une aide précieuse à nos futures négociations.
Pour compléter notre sourçage, il est conseillé de participer à des salons, colloques ou à des présentations de nouveaux produits. Enfin, les revues spécialisées et les sites officiels tels www.infogreffe.fr ou www.societe.com renforce cet arsenal dédié à notre recherche d’informations.
L’idéal est d’établir un guide interne qui précise les règles et les méthodes de sourçage : le nombre maximum de fournisseurs à rencontrer, les questions envisagées, les modalités de la rencontre….
Le sourçage consiste à rechercher, rencontrer et évaluer les opérateurs économiques du segment d’achat concerné
Autre étape déterminante pour réussir notre achat : le benchmark. Il permet de comparer nos besoins avec ceux de nos homologues venant d’autres administrations. En constituant un réseau, nous pourrons :
- échanger avec des acheteurs dans la même situation que nous.
- Analyser leurs méthodes, leurs pratiques et leur stratégie sur le segment d’achat qui nous intéresse.
- Comparer plusieurs solutions pour choisir celle qui nous semble la plus adaptée.
Le benchmark compare les pratiques d’acheteurs publics face à des problématiques similaires
Le sourçage devient une étape incontournable dans la définition du besoin. Avec le benchmark, la capitalisation de l’expérience d’autres acheteurs publics est possible. Elle permet de se constituer un réseau utile pour gérer ses futurs marchés.